Evenea

Body painting albo inaczej – malowanie ciała, to popularna, zwłaszcza podczas modowych eventów, zabawa. Tymczasem, ma ona swoje korzenie dużo wcześniej, w historii ludzkości i nie zawsze służyła wyłącznie zabawie bądź upiększaniu.

źródło: desvendar.com

Ciekawie temat malowania ciała rozpoczyna w swoim eseju Claude Levi-Strauss. Wspomina on  ostatnich reprezentatów Kaduweo (brazylijskich Indian) – Mbaya-Gwaikuru. Według antropologa, przypominali oni… figury karciane. Pomijając osobliwe stroje, arystokraci podkreślali swoją wyższość przez malowanie ciała lub tatuaż. Malowidła te były czymś w rodzaju herbów. Wspomniani Indianie, depilowali kompletnie twarz, wyrywając nawet brewi i wrzęsu. Jeszcze w 1935 roku można było spotkać starsze kobiety, malowane i obwieszone ściecidełkami, które były najlepszymi artystkami bod- painting.

Dzieci u Indian były rytualnie malowane od stóp do głów na czarno. W 14 roku życia wtajemniczano je w obyczaje, myto i golono jedną z dwóch koncentrycznych koron włosów, jakie dotychczas nosiły. Mbaya-Gwaikuru przekazywali swoim potomkom ( i “adoptowanym”) mity o historii plemienia Mbaya, będące swoistymi opowieściami rycerskimi. Według przekazów, mężczyźni Mbaya mieli być rzeźbiarzami, a kobiety malarkami – to dla nich zarezerwowane jest przyzdabianie ceramiki i skór oraz malowanie na ciele.

Ich twarze, a często ciałe ciała  były pokrywane  siatką asymetrycznych arrabesek, przeplatanych wyszukanymi motywami geometrycznymi.

Dzisiaj, podobnie jak i my,  Indianie Kaduweo malują się tylko dla przyjemności – podobnie jak to robi się w naszej kulturze. Coraz częsciej zwyczaj malowania się wśród kobiet indiańskich tłumaczy się także względami erotycznymi.

Kiedyś zwyczaj body painigntu miał głębsze znaczenie. Według Snchez-labradora, kasty arystokratyczne malowały czoło, a pozostali – tzw. gmin -przyozdabiał całą twarz. Wierzono, że trzeba być pomalowanym, aby być człowiekiem – niepomalowani posotawali w “stanie natury”, nie różnili się od zwierzęcia.

Ponieważ chcemy, aby ten blog był nie tylko poradnikiem, ale i dostarczał Wam, drodzy Organizatorzy Wydarzeń, dodatkowych inspiracji i ciekawostek, tym razem temat potraktujemy z innej strony. Antropologicznie. Jednocześnie bardzo prosimy o feedback – czy wolicie, żebyśmy się skupili na tekstach bardziej poradnikowych, czy chcecie czasami poczytać o wydarzeniach z innego punktu widzenia? Czekamy na opinie!

Inwestując w jakiekolwiek wydarzenie, oczekujemy konkretnych efektów. Niestety, mierzenie efektywności eventów to wciąż duży problem. Można oczywiście policzyć liczbę wypełnionych ankiet, komentarzy na stronie wydarzenia, czy rozdanych ulotek bądź próbek produktu, ale to zaledwie część sukcesu wydarzenia.

Niektórzy po evencie monitorują media, sprawdzając liczbę publikacji prasowych. Czasami i to nie wystarcza – w takim wypadku warto zagłębić się nie tylko w liczby, ale i długość materiałów, ich ton, ocenę dziennikarską, ewentualne zdjęcia. W czym jednak tkwi problem? M.in. w tym, że dziennikarz też człowiek. Rezonans w prasie po naszym wydarzeniu jest uzależniony od wielu czynników, nie tylko od atrakcyjności eventu.  Nie zawsze też da się zastosować publikacje mediowe jako miernik – np. w przypadku mniejszych lub lokalnych wydarzeń.

Najbardziej oczywistym i wiarygodnym źródłem pozostają więc sami uczestnicy i feedback zebrany bezpośrednio od nich. Ogólną atmosferę i nastroje możemy poznać już empatycznie podczas samego eventu, ale warto też  poprosić (np. mailowo) uczestników o wypełnienie krótkiej i (uwaga!) nieangażujacej ankiety po wydarzeniu.

Czy to jednak wystarczy? Mierzenie efektywności wydarzeń to częsty temat dyskusji branży eventowej. Jak do tej pory, nikt nie znalazł prostej odpowiedzi na pytanie o wzór ROI. Dlatego, naszym zdaniem, najwłaściwszym posunięciem przy obliczaniu zwrotu z inwestycji w wydarzenie, jest zadanie sobie podstawowego pytania: w jakim celu organizuję dany event? Jeżeli ma on służyć budowaniu konkretnego wizerunku marki, można zamówić po nim badania wizerunkowe i monitoring mediowy pod względem tonu wypowiedzi. Jeżeli rozgłosowi – zmierzyć liczbę publikacji w mediach oraz komentarzy na społecznościach internetowych. W przypadku eventu integracyjnego – najłatwiej jest przeprowadzić krótką ankietę, uzupełnioną ew. o wywiady pogłębione z uczestnikami.

W jaki sposób Wy mierzycie skuteczność swoich eventów? Zapraszamy do dyskusji i – jak zawsze – do wsparcia organizacji swojego wydarzenia przez evenea.pl.

Zanim zaczniesz planować kartę dań lub menu na szwedzki stół podczas Twojej imprezy, poświęć trochę czasu na przygotowanie budżetu.

Musisz zdawać sobie sprawę, że koszty menu to nie tylko koszty samych potraw i napojów. Najłatwiej zacząć jest od kosztów stałych – czyli tych, które – niezależnie od dalszej części planowania, liczby osób etc.- nie ulegną zmianie. Do nich zaliczają się m.in. wynajęcie całej (lub częściowej) sali, ew wypożyczenie naczyń (jeśli organizujesz imprezę w lokalizacji, gdzie nie ma cateringu na miejscu), zatrudnienie barmana lub całej ekipy podającej np. ciepłe potrawy.

foto: Ben Powell, flickr.pl

Poznanie kosztów stałych pozwala łatwiej określić, ile możemy wydać na jedzenie i napoje i przy których pozycjach musisz ostrzej negocjować ceny. Pamiętaj też, że przy większej liczbie osób, możesz wynegocjować np. salę za darmo (jeśli lokalizacja będzie miała wystarczająco duży przychód z menu, raczej się na to zgodzi).

Uważaj też, jeżeli potrzebujesz dużo czasu na przygotowania (tj. ewentualny montaż sceny, oświetlenie i dekoracje). W takim przypadku dane miejsce musi być c zamknięte dla gości, co wiąże się z dodatkowymi kosztami dla Ciebie.

Jeżeli chodzi już o same menu, generalna zasada jest taka, aby nie dopuścić do sytuacji, gdy zabraknie jedzenia ani picia. Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. Dlatego przemyśl, co i kiedy zostanie podane. Jeśli masz w planach ciekawe przystawki, którymi goście sami będą się czestować, weź pod uwagę, o której godzinie zaczną się schodzić. Czy zostanie coś dla spóźnialskich?

Zastanów się też, o której godzinie planujesz imprezę. Jeśli np. jest to śniadanie prasowe o wczesnej godzinie lub wydarzenie tuż po pracy, nie licz, że goście zadowolą się kilkoma przekąskami. Będą głodni i nastawieni na więcej. Skutek – nie dla wszystkich może starczyć.

Dlatego warto zawsze ustalić z obsługą nie tylko sposób i kolejnosć podawania dań, ale i ich dobre rozplanowanie w czasie. Nie wystawiaj wszystkiego na raz. Trzymajcie w lodówce zapasowe przekąski dla osób, które się spóźnią.

Niestety, spóźniający się goście nie są naszym jedynym problemem. Autorka tego wpisu niejednokrotnie doświadczyła sytuacji, kiedy… zaproszeni goście przychodzili nawet pół godziny albo i 40 minut przed wydarzeniem. Co z nimi zrobić?  Nie ma innego wyjścia, jak – odpowiednio się nimi zająć. Dopilnuj, aby całość obsługi była na miejscu odpowiednio wcześniej i aby wszystko było gotowe 40-45 minut przed oficjalnym otwarciem.  Poczęstuj ich herbatą i kawą(lub innymi napojami, w zależności od pory roku i dnia) oraz pierwszymi przekąskami. Mogą to być nawet ciekawe ciastka lub mini-kanapki (świetnie sprawdzają się, ostatnio nieco zapomniane, koreczki!).

Planując menu, zwróć także uwagę na porę roku, kraj, miejscowe specjalności i to, jak bardzo Twoi goście są żadni silnych wrażeń. Nie każdy może miećochotę na skosztowanie grzechotnika, aligatora, czy żubra.  W Maroko miejscowy specjał jest przyrządzany z gołębi, co budzi niechęć ludzi z zachodu. Szczególnie w Polsce ludzie mogą mieć opory.

Jeśli zależy Ci na egzotycznych potrawach, przygotuj dwie alternatywy – np. żabie udka oraz kurczaka. Niech kelned dyskretnie pyta się gosci,, czy mają ochotę spróbować płazów. Daj im szansę, ale do niczego nie przekonuj na siłę.

Jeśli urządzasz wydarzenie, na które zapraszaz międzynarodowe towarzystwo, postaraj się o tzw. szwedzki stół z przysmakami z róznych części świata. Może je zaprezentować kelner, lub mogą być dobrze opisane. Każdy będzie miał szansę zarówno spróbować “czegoś nowego”, jak i ew. poprzestać na dobrze znanym i oswojonym pożywieniu.

Planując menu, weź jeszcze pod uwagę… kolor dań. Staraj się unikać monotonii.
Pamiętaj też, jak działają różne potrawy. Najlepszym zestawieniem, zwłaszcza na dłuższe wydarzenie, jest zaserwowanie zarówno lekkich, jak i cięższych dań. Warto zwrócić uwagę na to, że zbyt ciężkie potrawy sprawią, że goście staną się senni i ospali (szczególnie nie polecane na konferencje), zbyt lekkie – że będą głodni.

I ostatnia rada na dzisiaj – planując posiłek w formie bufetu, niezależnie od typu posiłku, postaraj się, aby ustawiono co najmniej dwa bufety, z tym samym jedzeniem, w różnych częściach sali – pozwoli to na szybszą obsługę gości.

Powodzenia!

Jeść, czy nie jeść? Oczywiście, że jeść. Pytanie, co?

Niezależnie od tego, jaką imprezę planujesz (konferencję, bankiet, imprezę, szkolenie), musisz zadbać o dobre samopoczucie Twoich gości. Jednym z czynników, które wpływają na ich ocenę wydarzenia, jest catering.

I nie chodzi wyłącznie o to, aby zrezygnować z tradycyjnej karty dań na rzecz bardziej wyrafinowanych potraw. Miarą sukcesu Twojego wydarzenia jest to, ilu gości i jak długo będzie o nim rozmawiało. Kreatywność w przygotowaniu i podaniu posiłków może znacznie ułatwić osiągnięcie celu szeptania po imprezie.

Dlatego, po wzięciu pod uwagę takich czynników, jak:

• pora roku i dnia,
• pogoda na zewnątrz,
• liczba potencjalnych wegetarian,
• czas trwania wydarzenia,

Przemyśl jeszcze raz swoją proponowaną kartę dań i zastanów się:

• co możesz zrobić z deserem? nie wszyscy lubią to samo, ale lody lubi prawie każdy. Czy muszą być podane w pucharkach? A może warto pokusić się o … owoce lodowe (lody w kształcie, kolorze i smaku różnych lodów)?
• jeżeli organizujesz imprezę jubileuszową, czy decydujesz się na tort? W Stanach Zjednoczonych wielkim aplauzem sa witane kawałki tortu z… karteczkami z wróżbami lub innym tekstem na zamówienie.
• przygotowujesz dla gości sałatkę? może warto ją podać w oryginalnej misie? Albo przyozdobić logo firmy zrobionym np. z marchewki?
• kanapki to doskonały, niedrogi i prosty sposób na mały głód. Czy muszą jednak zawsze wyglądać tak samo? Może udałoby się kupić lub upiec chlebek na okrągło albo… w kształcie kwiatuszka? W niektórych sklepach można kupić tostery, które “rysują” na chlebie różne motywy. Chlebek z ciekawym wzorkiem, podany z masłem czosnkowym to doskonała przekąska np. podczas imprezy urodzinowej dla znajomych.
• zapraszasz znajomych na grilla? a może zamiast mięsnych potraw i serów, warto przyrządzić na nim coś innego? Świetnie wyglądają ( i smakują) np. grillowane… banany, polane następnie czekoladą, z dodatkiem lodów.

SZukaj rzeczy nietypowych. Takich, które sprawią, że Twoje wydarzenie zachowa klasę, ale i kreatywny charakter. Jeśli ich nie znajdziesz – negocjuj z dostawcami. Uformowanie lodów owocowych w konkretne owoce czy dodanie karteczek do tortu/ciastek to naprawdę niewielki koszt. Warto poswięcić trochę czasu na to.

Warto też podzielić się własnymi doświadczeniami, inspiracjami i smakami. Czekamy na Wasze pomysły:)

Nazwa flash mob jest najczęściej używana na określenie sztucznego tłumu, gromadzącego się niespodziewanie w publicznym miejscu, który stwarza krótkotrwałe zdarzenie.

Flash mob często służy czystej przyjemności osób, które biorą w nim udział, ale nie tylko. Coraz częściej tę formę wydarzenia organizują marketerzy w celu promocji swojej marki.

Sam pomysł organizacji tego typu wydarzeń narodził się w Nowym Jorku, w 2003 roku, więc jest to wciąż nowa forma eventu. Organizacja określająca się jako Mob Project, zaprosiła ludzi do zgromadzenia się w sklepie Macy’s i nieustannego dopytywaniu się o dywanik… miłości dla komuny.

W 2004 roku, w rocznicę pierwszego flash moba odbył się tzw. Drugi Globalny Flash Mob, którego scenariusz nawiązywał do pierwszego,  nowojorskiego.

Jak widać, pomysł organizacji akcji flash mobowych szybko pochwycili ludzie z całego świata, także z Polski.

Powstały nawet organizacje specjalizujące się w organizacji tego typu wydarzeń, takie jak Global Flash Mob Committee Mob Project (USA – Nowy Jork), Fmob RU (Rosja), SydMob (Australia – Sydney).

W Polsce najbardziej znane to Warszawski Front Abstrakcyjny (organizator kilkudziesięciu akcji, działający już od 2003r.) oraz FLOB.

Często jednak flash moby organizują nie tylko wyspecjalizowane agencje, czy marketerzy (przypominaliśmy niedawno na naszej stronie na Facebooku o T-mobile dance), ale i “zwykli” ludzie, dla samej zabawy. Sukcesem jest ciekawy pomysł na wydarzenie oraz promocja.

Flash moby narodziły się w epoce  internetu, dlatego ich uczestnicy są najczęściej rekrutowani przez serwisy www, na przykład.. przez evenea.pl:) Żeby nie być gołosłownym, podajemy Wam stronę www na evenea.pl ostatnio organizowanego flash moba oraz filmik z jego przeprowadzenia.

Bądźcie czujni! Kolejne flash moby już w drodze. Zapraszamy także organizatorów do promocji własnych wydarzeń (nie tylko flash mobów) i rejestracji ich uczestników na evenea.pl:)

Czy wiesz już, kogo zaprosisz na swoje wydarzenie? Wydaje Ci się, że sprawa jest prosta – znajomych, “jakiś” dziennikarzy, klientów?.
Jeżeli nie jesteś przekonany, że to zadanie niewymagające specjalnych przygotowań, przeczytaj ten wpis. Przeczytaj go także, jeśli uważasz, że to wcale nie takie proste zadanie…

OSOBY TOWARZYSZĄCE

Sprawdź swoją wstępną listę gości. Czy nie ma na niej przypadkowych osób? Czy zaproszeni mogą przyjść z osobami towarzyszącymi? Jeśli tak, określ, z iloma. Nie jest powiedziane nigdzie, że zawsze można przyjść  z jedną osobą towarzyszącą. Osoba towarzysząca z jednej strony sprawi, że Twój gość będzie czuł się pewniej, z drugiej – że może odsunąć się od reszty towarzystwa i zajać przyjaciółką/przyjacielem, a nam nie chodzi o zorganizowanie randki, prawda?

Z drugiej strony, czasami warto pozwolić niektórym na wzięcie ze sobą więcej niż jednej osoby towarzyszącej. Jest to dość “opłacalne” zwłaszcza, gdy organizujemy np. całodniową konferencję dotyczącą dość szerokiej tematyki – tutaj, jeśli zaprosimy dziennikarza, warto mu pozwolić na zabranie ze sobą np. operatora kamery, innego dziennikarza, czy kogoś z działu reklamy.

KTOŚ ZA KOGOŚ

Czasami można zaakceptować przyjście kogoś innego zamiast osoby zaproszonej. Mimo to, często masz tylko określoną liczbę miejsc, która nie może się wydłużać w nieskończoność. Dlatego, po stworzeniu wstępnej listy gości, dzielisz ich zazwyczaj priorytetami (powiedzmy a,b,c). Jeżeli ktoś z listy a nie może przyjść, zastanów się, czy osoba w zamian jest dla Ciebie ważna. Pewnie nie będzie to zbyt miłe, ale warto w takim przypadku, zamiast pozwolić na zastępstwo, zaprosić kolejną osobę z listy oczekującej, np. priorytetu b. Aby uniknąć bezpośredniej odmowy osobie “zastępującej”, zaznacz na zaproszeniu, że jest ono skierowane wyłącznie do osoby, która je otrzymała. Nie będziesz się musiał później tłumaczyć.

RÓŻNI LUDZIE, RÓŻNE TEMPERAMENTY

Przejrzyj jeszcze raz swoją listę gości. Sprawdź, czy zaproszono urzędników państwowych? Dziennikarzy? Pracowników korporacji, ich klientów, Twoich znajomych z pracy? Zastanów się: jaka będzie atmosfera, gdy w jednym miejscu znajdą się przedstawiciele wszystkich tych grup. Czy opiekować się nimi będziesz sam, czy ktoś Ci w tym pomoże?

Na koniec, zamiast podsumowania, chcielibyśmy Wam przedstawić kilka rad, które pozwolą zrobić dodatkowy audyt listy gości:

1. Podziel gości wg priorytetów, najlepiej na dwie listy.
2. Pamiętaj o dopuszczalnej pojemności sal – i nie chodzi tylko o to, ile osób faktycznie się zmieści i czy np. obsługa kina zrobi ewentualne dostawki.  Istnieje jeszcze coś takiego jak przepisy przeciwpożarowe. W razie jakiegokolwiek nieszczęścia… lepiej nie myśleć. O ich łamaniu.
3. Wybierz odpowiedni termin wysyłki zaproszeń i datę ostatecznego potwierdzenia uczestnictwa w imprezie. Sprawdź kalendarz świąt państwowych, kościelnych ( i to nie tylko najpopularniejszej religii).
4. Każdy dead-line dla gości zapisz, pamiętając, że większość osób odpowie w ostatniej chwili lub dzień po terminie.
5. Sprawdź, czy na imprezie nie pojawią się dzieci lub młodzież. Jeżeli będą w towarzystwie dorosłych, zastosuj środki ostrożności z alkoholem podawanym starszym.
6. Zrób w miarę dokładną charakterystykę gości. Pozwoli Ci to na uniknięcie błędów w stylu zapraszanie studentów do oddalonego od przystanków komunikacji miejskiej, miejsc.

Z opóźnieniem, ale w końcu  - przyznajemy się, co robiliśmy na Clearwebie.

Zaczniemy od informacji, czym jest Clearweb. Clearweb to wrocławskie spotkania branży interaktywnej. Ostatnie odbyło się 13 maja w czwartek i dotyczyło głównie dwóch tematów: marketingu zintegrowanego i social media. Z uwagi na fakt, że evenea.pl jest w pewnym sensie serwisem społecznościowym i korzysta w promocji z mediów spolłecznościowych, mieliśmy okazję uczestniczyć w panelu dotyczącym social media (”Social media – raj, czy piekło dla marketera?”). Przyznaliśmy się, że w tej chwili prowadzimy tylko blog i stronę na FB, za co… zostaliśmy pochwaleni (podobno dobry start!).

Ponad półtoragodzinna rozmowa kręciła się jednak wokoło tematu czy social media są za darmo? Znana reklama jednego ze szkoleń  ”Pokaż swoją markę 4 mln Polaków. Za darmo. Na Facebooku.” porwała do dyskusji wszystkich panelistów. Oczywiście, wszyscy dyskutujący (Jacek Gadzinowski, Adam Zygadlewicz, Viren Bhandari, Anna Robotycka, Dawid Trzeciak, reprezentująca nas Kinga Nurska oraz nie mogący powstrzymac się od głosu w tym temacie moderator – Mirek Połyniak), zgodnie stwierdzili, że nawet prowadzenie teoretycznie darmowych działań, tj. mikroblogging, blogowanie, czy tworzenie Fun Page’a, ma swoje wymagania.

panel social media - od lewej: Adam, Dawid, Mirek, Jacek, Kinga, Viren, Ania

Kosztem działań prowadzonych w sm są m.in.:

• wiedza – social media to specyficzny kanał komunikacji, bez zainwestowania chociażby czasu w wiedzę i dobry research, można zrobić swojej marce więcej złego, niż dobrego
• czas – który zawsze można wykorzystać alternatywnie (np. na sprzedaż;)): niezależnie od tego, czy działania prowadzą osoby wewnątrz firmy, czy na zewnątrz, używanie social mediów zawsze zajmuje nam – więcej lub mniej – czasu.

Pojawił się też wątek, który może szczególnie zainteresować naszych czytelników, zastanawiających się nad promocją swoich wydarzeń w internecie.  A mianowicie – jak sprawić, aby social media były naszym sprzymierzeńcem? Jak przyciągnąć “lubisiów/fanów” danej marki, jak wciągnąć ich w interakcje?

Na pierwszym miejscu pojawiły się ciekawe i angażujące treści. Użytkownicy mediów społecznościowych stawiają wysoko poprzeczkę redaktorom marek. Nachalna, nudna komunikacja nikogo nie interesuje, co najwyżej – irytuje. A niska jakość produktów lub usług dyskwalifikuje markę w dialogu z konsumentem.  Zwrócono także uwagę na dość oczywisty fakt, o którym często się zapomina – niezależnie od tego, czy prowadzisz działania komunikacyjne na blogu, na Facebooku, na własnym serwisie, czy po prostu na forum dyskusyjnym – pamiętaj, że najważniejszy jest Twój użytkownik. Daj mu to, czego ON oczekuje, nie próbuj spełniać własnych ambicji i wciskać kontentu, który jest ciekawy… tylko dla Ciebie.

Dlatego, mamy prośbę do naszych czytelników – niby wiemy, niby przeczuwamy, ale… może jednak podzielicie się z nami Waszymi oczekiwaniami co do tego blogu i evenea.pl? Hmm?

Sporo ostatnio piszemy o samej organizacji wydarzeń. Postanowiliśmy przyjrzeć się tematowi bardziej szczegółowo, dlatego dzisiaj chcemy przedstawić Wam tzw. ścieżkę krytyczną dobrego eventu.

Czym jest ścieżka krytyczna? To inaczej rzecz biorąc szczegółowy plan organizacji wydarzenia, wraz z określeniem osób odpowiedzialnych za konkretne zadania oraz datami ich realizacji. Proste? Proste, pod warunkiem, że jesteśmy wystarczająco skupieni na szczegółąch.

Aby stworzyć ścieżkę krytyczną, należy przysiąść nad gotowym planem działań i zacząć go analizować, posuwając się wstecz od daty eventu  i patrząc na to, co i kiedy powinno zostać zrobione. Nawet mała – z pozoru – rzecz, potrafi doprowadzić do kompromitacji, dlatego warto na to poświęcić trochę czasu.

Na co warto zwrócić uwagę, przeglądając plan działań?  Wg Judy Allen, założycielki i prezesa firmy Judy Allen Productions, zajmującej się strategicznym planowaniem imprez i ich organizacją na całym swiecie,  na samym początku warto przejrzeć zawarte już kontrakty i sprawdzić, czy zostały one wpisane do Twojej ścieżki krytycznej. Warto przy okazji odznaczyć rzeczy, które można w przyszłości korygować, anulować oraz – których absolutnie nie można zmieniać.  - Często jest tak, że możesz zmniejszyć zadeklarowaną liczbę gości w stosunku do ilości zamówionego jedzenia i picia, czy też liczby zarezerwowanych pokoi hotelowych bez dodatkowych kosztów, pod warunkiem, że zmiany te zostaną dokonane w określonym terminie – zwraca uwagę Allen*. Warto jednak pamiętać o tym, aby wcześniej umieścić ten termin w ścieżce krytycznej, jak również i datę, w której dokonamy przeglądu sytuacji.

W miarę realizacji kolejnych zadań, musisz stale aktualizować swoją ścieżkę krytyczną, zwracając uwagę nie tylko na odpowiedzialność za działania i ostateczne terminy, ale i na konieczne płatności. Organizując wydarzenia, możesz spotkać się z różnymi podwykonawcami. Niektórzy przypomną Ci, że nie opłaciłeś jakiejś faktury albo nie przesłałeś faxem jakiegoś potwierdzenia, inni uznają Twój brak kontaktu (spowodowany najczęściej nawałem zajęć) za rezygnację z usługi, o czym możesz się przekonać np. w ostatniej chwili.

Organizując event, współpracujesz z wieloma osobami. Nie zawsze masz czas do wszystkich oddzwonić tego samego dnia lub sprawdzić, czy na pewno odebrali wiadomość od Ciebie. Dlatego, jeśli robisz jakąkolwiek ważną wysyłkę, w mailu dodaj swój alternatywny adres w ukrytych odbiorcach lub zaznacz opcję “potwierdzenie odbioru” badź “przeczytania”. Upewnisz się, czy Twoja poczta na pewno dobrze działa, a odpowiedź zwrotna o dostarczeniu bądź przeczytaniu maila rozwieje Twoje wątpliwości, czy na pewno dotarł, czy też trafił komuś do spamu.

Podsumowując: ścieżka krytyczna to bardzo szczegółowy plan działan, uwzględniający uwagi takie jak możliwość wykonania zadania w późniejszym terminie, możliwości czasowe zmian w zadaniach, ostateczny DL, którego niedotrzymanie wiąze się z katastrofą, zawierający kontakty “kryzysowe” (co, jeśli tego nie zrobimy – kto nam może pomóc) oraz opisujący procedury naprawcze.

Życząc samych udanych imprez, pozdrawiamy serdecznie i zapraszamy do przedstawiania Waszych sugestii! Podzielcie się swoim doświadczeniem z innymi:)

* Judy Allen, “Organizacja imprez. Najlepszy przewodnik dla organizatorów”, Warszawa 2006.

Powinniśmy byli napisać – ostatnio dodanych wydarzeń, ale pracujemy nad krótszymi tytułami naszych wpisów;).

Ale do rzeczy: oto on: subiektywny przegląd najbieckawszych, osatnio dodanych na evenea.pl, wydarzeń:

1. Oto coś dla wszystkich organizatorów wydarzeń, zainteresowanych… statystykami. Szkolenie z Google Analytics, t w ramach tygodniowego eventu z marketingu internetowego Search Marketing Week, poprowadzi Przemek Modrzewski, nadzorujący komórkę SEM w jednym z największych wydawnictw B2B w Polsce.
2. Jeżeli kiedykolwiek byłaś chociaż przez chwilę zazdrosna, oto warsztat dla Ciebie: Technika Uwalniania. Podczas zajęć (tylko dla kobiet!) uczestnicy poznają tricki efektywnej komunikacji, porozumiewania się w trudnych tematach, nie powodując kłótni, a także poprawią swoje poczucie własnej wartości. Zapraszamy!
3. “Dobry Wieczór z Buffo cz.1” – to zaproszenie do obejrzenia transmisji na żywo, w internecie, największych przebojów teatru Buffo. Inauguracja projektu zaplanowana jest na 27 maja 2010 r. na godz. 20.00 i będzie nosić nazwę: „DOBRY WIECZÓR z Buffo część 1”. Kolejne transmisje zaplanowano na 10 i 24 czerwca 2010 r. również na godzinę 20.00.

Tymczasem, wszystkich, którzy chcieliby wypróbować evenea.pl, zapraszamy do wydarzenia DemoEvent. Tutaj, nasz Testiusz Testowy w prosty sposób opisuje, jak stworzyć stronę wydarzenia.

Event firmowy to rzecz kontrowersyjna. Albo lubiana, albo omijana łukiem przez pracowników. Mimo wszystko – dobry event firmowy to nie tylko pozytywne wzmocnienie naszego brandu, ale i doskonały sposób na integrację zespołu.

Pomijając sprawy dotyczące budowania imprezy, organizując event należy zwrócić na następujące sprawy:

• Uczestnicy i cel imprezy. Zadaj sobie pytanie – po co organizujesz to wydarzenie? Jaki ma być jego cel? Kogo na nie zapraszasz? Czego oczekują uczestnicy Twojego wydarzenia? Porozmawiaj też z pomysłodawcą wydarzenia (lub sam się zastanów): kiedy i dlaczego padła propozycja wydarzenia? Co było jego pierwotnym celem? Przy organizacji eventu możesz wesprzeć się wynikami badań, takich jak te poniżej, ale pamiętaj – każdy przypadek jest inny. Zrób research i dowiedz się, co sądzą o nim inni. Być może Twoi współpracownicy wcale nie chcą bawić się w szkołę przetrwania? Nie ma nic gorszego od zmuszania uczestników wydarzenia do nienaturalnych dla nich zachowań (więcej o atmosferze pisaliśmy tutaj).

• Plan wydarzenia. Jaki powinien być? Przede wszystkim – stworzony i opisany bardzo szczegółowo. Im więcej – nawet “niepotrzebnych” szczegółów będzie zawierał, tym lepiej.  Skrupulatnie sporządzony plan wydarzenia zwiększa nasze szanse, że o niczym nie zapomnimy. Oczywiście, wszystkie zadania szeregujemy nie tylko w czasie, ale także wedle zależności – tak, aby jasnym było, co jest istotnym ogniwem łańcucha zadań i czego absolutnie nie możemy odłożyć na później bo zablokuje to kolejne czynności. Plan wydarzenia powinna dostać każda osoba mająca wpływ na przebieg organizowanego przez nas wydarzenia. W dniu eventu, powinniśmy mieć plan zarówno na komputerze, jak i wydrukowany, przy sobie.
• Miejsce. Czasami mówi się, że miejsce decyduje o wszystkim. To od lokalizacji naszego wydarzenia zależy, czy uda nam się stworzyć odpowiednią atmosferę, czy dotrą wszyscy goście i jak długo zostaną.Wydarzenia jednodniowe nie znoszą lokalizacji oddalonych, dłuższe warto zorganizować poza miastem (uczestnicy nocują na miejscu i mają więcej czasu dla firmy oraz współpracowników). Przy wyborze miejsca decydujący wpływ ma także charakter imprezy oraz zaproszeni goście. O ile wydarzenie nie ma być niespodzianką, warto zrobić sondę wśród współpracowników co do lokalizacji.  Przy wyborze miejsca  imprezy należy zawsze upewnić się zaplecza technologicznego  oraz ukrytych dodatkowych opłat.
• Posiłki. Niezależnie od uczestników – liczy się zarówno jakość, jak i ilość. Nie ma nic gorszego niż szkolenie z posiłkami a’la bar mleczny, nie jest dobrze, gdy dania są wyszukane, ale jest ich niedużo. Warto wcześniej spotkać się z firmą cateringową lub osobą koordynującą nasze wydarzenie po stronie lokalizacji i omówić dokładnie posiadany budżet oraz możliwości.  Tutaj sprawdza się też zasada planowania całego wydarzenia – im szczegółowiej omówimy kwestie żywnościowe, tym mniejsze będzie nasze zaskoczenie podczas wydarzenia lub po (kwestie płatności). Pamiętajmy o wegetarianach. Nie zawsze zdążą lub będą pamiętać o zastrzeżeniu swoich preferencji, dlatego conajmniej jeden posiłek wegetariański zamówiony z góry będzie dobrym zabezpieczeniem.
• Przerwy kawowe. Ten punkt dotyczy  głównie eventów w postaci szkoleń, warsztatów lub konferencji, ale jest na tyle istotny, że musimy go tutaj poruszyć. Od dawna wiadomo, że jesteśmy w stanie osiągnąć efektywne skupienie tylko podczas modelu 45 minut pracy, 5-10 minut przerwy. Studia i praca zawodowa wydłużyły nieco ten model i pracujemy dłużej bez przerw. Jeżeli jednak chcemy zadbać o komfort naszych uczestników oraz zwiększyć ilość przyswojonych przez nich informacji, nie róbmy przerw rzadziej niż co 1.5 – 2 godziny. Przerwy kawowe pozwalają zebrać siły oraz zintegrować sie z pozostałymi uczestnikami wydarzenia.  Warto je wcześniej zaplanować, pamiętając o cateringu podczas przerw. Podstawą jest woda, kawa, herbata oraz ciasteczka. Miłym udogodnieniem będą owoce lub lekkie sałatki warzywne.
• System rejestracji gości. Wprawdzie możesz zrobić to mailowo, mozolnie wpisując każdego w Excelu, ale po co? Wystarczą 3 minuty, aby bezpłatnie stworzyć stronę wydarzenia na evenea.pl i zautomatyzować rejestrację uczestników wydarzenia.

Ponieważ sporo ostatnio piszemy o samej organizacji, już teraz zapowiadamy nowy temat: jak przeżyć event firmowy. Poradnik dla uczestników ze zwierzeniami uczestników – wierzymy, że pomoże on także organizatorom.

A tymczasem – jak zwykle: zapraszamy do korzystania z evenea.pl, podsyłania pytań i sugestii oraz zamieszczania komentarzy… Czekamy!