Garść przepisów na dobry event firmowy
Jak zorganizować udaną imprezę, tak by po jej zakończeniu każdy miło ją wspominał?
Co zrobić by imprezy zarówno outdoor, jak i indoor przebiegały bez żadnych zakłóceń? Wystarczy trzymać się kilku punktów, by wszystko przebiegło sprawnie.
Cel imprezy
Przed przystąpieniem do planowania imprezy należy zastanowić się, czemu i komu ma ona służyć. Dlaczego się ją organizuje? Jaki jest jej cel? Odpowiedzi na te pytania ułatwią planowanie wszystkich imprez, spotkań czy konferencji, mają one bowiem bezpośredni wpływ na organizację. Inaczej planowany będzie wyjazd integracyjny, którego głównym celem jest zabawa, a inaczej konferencję, która ma bardziej poważny charakter.
Spisanie planu
Arkusz operacyjny to pewnego rodzaju scenariusz, który bardzo pomaga przy realizacji imprezy. Trzeba go zaplanować niezwykle skrupulatnie, gdyż im więcej szczegółów będzie zawierał, tym większa szansa, że o niczym nie zapomnimy. Ważne, by taki arkusz otrzymała każda osoba mająca wpływ na przebieg organizowanego przez nas szkolenia/ konferencji/ imprezy. Na przykład, w przypadku organizacji szkolenia, arkusz operacyjny ułatwi pracę trenerowi, który będzie znał rozkład czasu uczestników. Gdy dzień imprezy już nadejdzie, przygotowany arkusz operacyjny powinniśmy mieć zawsze przy sobie, zapewni to wzorcową koordynację wszystkich działań.
Lokalizacja
Lokalizacja decyduje o wszystkim. Wybór miejsca ma ogromne znaczenie, gdyż od niego zależy, czy organizowana impreza skończy się sukcesem, bądź porażką. Wybór miejsca jest ściśle związany z celem imprezy. W zależności od tego, czy planujemy eventy firmowe, wydarzenia promocyjne, czy też konferencje wybierzemy inne miejsca.
Jeżeli planujemy szkolenie dla kilkudziesięciu osób, właściwym miejscem będzie hotel posiadający odpowiednie zaplecze w postaci sali konferencyjnej, bądź centrum konferencyjnego usytuowanego w pobliżu. Przy wyborze miejsca na szkolenie należy upewnić się, co jest na wyposażeniu sali oraz czy korzystanie z dodatkowego sprzętu wiąże się z dodatkowymi kosztami.
W przypadku organizacji imprezy outdoor należy zwrócić uwagę, czy hotel położony jest w miarę blisko miejsca, w którym zaplanowano imprezę integracyjną. Pamiętać należy, by przed wyborem noclegu oszacować wstępnie koszty związane z transportem uczestników do i z miejsca imprezy.
Wybierając konkretny obiekt hotelowy warto zapytać jego personel obsługowy, czy w tym samym czasie odbywać się będzie w tym miejscu inna impreza lub wydarzenie. Wiedza o tym pomoże uniknąć niemiłych niespodzianek.
Jedzenie
Gdy ustalimy już budżet na posiłki, należy poinformować hotel o naszym wyborze. Ważne, by szczegółowo określić formy posiłku, jak również skład menu. Im bardziej szczegółowo omówimy z hotelem kwestie wyżywienie, tym mniejsze będzie zaskoczenie przy regulowaniu należności. Należy pamiętać, by zawsze pozostawał do wyboru przynajmniej jeden posiłek wegetariański.
Warto ustalić z restauracją hotelową, aby część sali jadalnej została oddzielona od reszty,
w taki sposób, aby goście mogli siedzieć w wyznaczonym miejscu i nie musieli szukać wolnego stolika. Ułatwi to również obsługę kelnerom.
Przerwy kawowe
Organizując szkolenia należy zastanowić się, ile przerw będzie potrzebnych. Są one miłym przerywnikiem w ćwiczeniach, pozwalają zebrać siły i zintegrować się z uczestnikami. Zawsze należy upewnić się, co wchodzi w skład danej przerwy kawowej. Układając menu, uwzględnić należy również pory roku – latem na pewno przydadzą się zimne napoje, zimą natomiast najlepsze będą ciepła herbata i kawa.
Event firmowy to rzecz kontrowersyjna. Albo lubiana, albo omijana łukiem przez pracowników. Mimo wszystko – dobry event firmowy to nie tylko pozytywne wzmocnienie naszego brandu, ale i doskonały sposób na integrację zespołu.
Pomijając sprawy dotyczące budowania imprezy, organizując event należy zwrócić na następujące sprawy:
- Uczestnicy i cel imprezy. Zadaj sobie pytanie – po co organizujesz to wydarzenie? Jaki ma być jego cel? Kogo na nie zapraszasz? Czego oczekują uczestnicy Twojego wydarzenia? Porozmawiaj też z pomysłodawcą wydarzenia (lub sam się zastanów): kiedy i dlaczego padła propozycja wydarzenia? Co było jego pierwotnym celem? Przy organizacji eventu możesz wesprzeć się wynikami badań, takich jak te poniżej, ale pamiętaj – każdy przypadek jest inny. Zrób research i dowiedz się, co sądzą o nim inni. Być może Twoi współpracownicy wcale nie chcą bawić się w szkołę przetrwania? Nie ma nic gorszego od zmuszania uczestników wydarzenia do nienaturalnych dla nich zachowań (więcej o atmosferze pisaliśmy tutaj).
- Plan wydarzenia. Jaki powinien być? Przede wszystkim – stworzony i opisany bardzo szczegółowo. Im więcej – nawet “niepotrzebnych” szczegółów będzie zawierał, tym lepiej. Skrupulatnie sporządzony plan wydarzenia zwiększa nasze szanse, że o niczym nie zapomnimy. Oczywiście, wszystkie zadania szeregujemy nie tylko w czasie, ale także wedle zależności – tak, aby jasnym było, co jest istotnym ogniwem łańcucha zadań i czego absolutnie nie możemy odłożyć na później bo zablokuje to kolejne czynności. Plan wydarzenia powinna dostać każda osoba mająca wpływ na przebieg organizowanego przez nas wydarzenia. W dniu eventu, powinniśmy mieć plan zarówno na komputerze, jak i wydrukowany, przy sobie.
- Miejsce. Czasami mówi się, że miejsce decyduje o wszystkim. To od lokalizacji naszego wydarzenia zależy, czy uda nam się stworzyć odpowiednią atmosferę, czy dotrą wszyscy goście i jak długo zostaną.Wydarzenia jednodniowe nie znoszą lokalizacji oddalonych, dłuższe warto zorganizować poza miastem (uczestnicy nocują na miejscu i mają więcej czasu dla firmy oraz współpracowników). Przy wyborze miejsca decydujący wpływ ma także charakter imprezy oraz zaproszeni goście. O ile wydarzenie nie ma być niespodzianką, warto zrobić sondę wśród współpracowników co do lokalizacji. Przy wyborze miejsca imprezy należy zawsze upewnić się zaplecza technologicznego oraz ukrytych dodatkowych opłat.
- Posiłki. Niezależnie od uczestników – liczy się zarówno jakość, jak i ilość. Nie ma nic gorszego niż szkolenie z posiłkami a’la bar mleczny, nie jest dobrze, gdy dania są wyszukane, ale jest ich niedużo. Warto wcześniej spotkać się z firmą cateringową lub osobą koordynującą nasze wydarzenie po stronie lokalizacji i omówić dokładnie posiadany budżet oraz możliwości. Tutaj sprawdza się też zasada planowania całego wydarzenia – im szczegółowiej omówimy kwestie żywnościowe, tym mniejsze będzie nasze zaskoczenie podczas wydarzenia lub po (kwestie płatności). Pamiętajmy o wegetarianach. Nie zawsze zdążą lub będą pamiętać o zastrzeżeniu swoich preferencji, dlatego conajmniej jeden posiłek wegetariański zamówiony z góry będzie dobrym zabezpieczeniem.
- Przerwy kawowe. Ten punkt dotyczy głównie eventów w postaci szkoleń, warsztatów lub konferencji, ale jest na tyle istotny, że musimy go tutaj poruszyć. Od dawna wiadomo, że jesteśmy w stanie osiągnąć efektywne skupienie tylko podczas modelu 45 minut pracy, 5-10 minut przerwy. Studia i praca zawodowa wydłużyły nieco ten model i pracujemy dłużej bez przerw. Jeżeli jednak chcemy zadbać o komfort naszych uczestników oraz zwiększyć ilość przyswojonych przez nich informacji, nie róbmy przerw rzadziej niż co 1.5 – 2 godziny. Przerwy kawowe pozwalają zebrać siły oraz zintegrować sie z pozostałymi uczestnikami wydarzenia. Warto je wcześniej zaplanować, pamiętając o cateringu podczas przerw. Podstawą jest woda, kawa, herbata oraz ciasteczka. Miłym udogodnieniem będą owoce lub lekkie sałatki warzywne.
- System rejestracji gości. Wprawdzie możesz zrobić to mailowo, mozolnie wpisując każdego w Excelu, ale po co? Wystarczą 3 minuty, aby bezpłatnie stworzyć stronę wydarzenia na evenea.pl i zautomatyzować rejestrację uczestników wydarzenia.
Ponieważ sporo ostatnio piszemy o samej organizacji, już teraz zapowiadamy nowy temat: jak przeżyć event firmowy. Poradnik dla uczestników ze zwierzeniami uczestników – wierzymy, że pomoże on także organizatorom.
A tymczasem – jak zwykle: zapraszamy do korzystania z evenea.pl, podsyłania pytań i sugestii oraz zamieszczania komentarzy… Czekamy!
Dodaj odpowiedź