Evenea

Czy wiesz już, kogo zaprosisz na swoje wydarzenie? Wydaje Ci się, że sprawa jest prosta – znajomych, “jakiś” dziennikarzy, klientów?.
Jeżeli nie jesteś przekonany, że to zadanie niewymagające specjalnych przygotowań, przeczytaj ten wpis. Przeczytaj go także, jeśli uważasz, że to wcale nie takie proste zadanie…

OSOBY TOWARZYSZĄCE

Sprawdź swoją wstępną listę gości. Czy nie ma na niej przypadkowych osób? Czy zaproszeni mogą przyjść z osobami towarzyszącymi? Jeśli tak, określ, z iloma. Nie jest powiedziane nigdzie, że zawsze można przyjść  z jedną osobą towarzyszącą. Osoba towarzysząca z jednej strony sprawi, że Twój gość będzie czuł się pewniej, z drugiej – że może odsunąć się od reszty towarzystwa i zajać przyjaciółką/przyjacielem, a nam nie chodzi o zorganizowanie randki, prawda?

Z drugiej strony, czasami warto pozwolić niektórym na wzięcie ze sobą więcej niż jednej osoby towarzyszącej. Jest to dość “opłacalne” zwłaszcza, gdy organizujemy np. całodniową konferencję dotyczącą dość szerokiej tematyki – tutaj, jeśli zaprosimy dziennikarza, warto mu pozwolić na zabranie ze sobą np. operatora kamery, innego dziennikarza, czy kogoś z działu reklamy.

KTOŚ ZA KOGOŚ

Czasami można zaakceptować przyjście kogoś innego zamiast osoby zaproszonej. Mimo to, często masz tylko określoną liczbę miejsc, która nie może się wydłużać w nieskończoność. Dlatego, po stworzeniu wstępnej listy gości, dzielisz ich zazwyczaj priorytetami (powiedzmy a,b,c). Jeżeli ktoś z listy a nie może przyjść, zastanów się, czy osoba w zamian jest dla Ciebie ważna. Pewnie nie będzie to zbyt miłe, ale warto w takim przypadku, zamiast pozwolić na zastępstwo, zaprosić kolejną osobę z listy oczekującej, np. priorytetu b. Aby uniknąć bezpośredniej odmowy osobie “zastępującej”, zaznacz na zaproszeniu, że jest ono skierowane wyłącznie do osoby, która je otrzymała. Nie będziesz się musiał później tłumaczyć.

RÓŻNI LUDZIE, RÓŻNE TEMPERAMENTY

Przejrzyj jeszcze raz swoją listę gości. Sprawdź, czy zaproszono urzędników państwowych? Dziennikarzy? Pracowników korporacji, ich klientów, Twoich znajomych z pracy? Zastanów się: jaka będzie atmosfera, gdy w jednym miejscu znajdą się przedstawiciele wszystkich tych grup. Czy opiekować się nimi będziesz sam, czy ktoś Ci w tym pomoże?

Na koniec, zamiast podsumowania, chcielibyśmy Wam przedstawić kilka rad, które pozwolą zrobić dodatkowy audyt listy gości:

1. Podziel gości wg priorytetów, najlepiej na dwie listy.
2. Pamiętaj o dopuszczalnej pojemności sal – i nie chodzi tylko o to, ile osób faktycznie się zmieści i czy np. obsługa kina zrobi ewentualne dostawki.  Istnieje jeszcze coś takiego jak przepisy przeciwpożarowe. W razie jakiegokolwiek nieszczęścia… lepiej nie myśleć. O ich łamaniu.
3. Wybierz odpowiedni termin wysyłki zaproszeń i datę ostatecznego potwierdzenia uczestnictwa w imprezie. Sprawdź kalendarz świąt państwowych, kościelnych ( i to nie tylko najpopularniejszej religii).
4. Każdy dead-line dla gości zapisz, pamiętając, że większość osób odpowie w ostatniej chwili lub dzień po terminie.
5. Sprawdź, czy na imprezie nie pojawią się dzieci lub młodzież. Jeżeli będą w towarzystwie dorosłych, zastosuj środki ostrożności z alkoholem podawanym starszym.
6. Zrób w miarę dokładną charakterystykę gości. Pozwoli Ci to na uniknięcie błędów w stylu zapraszanie studentów do oddalonego od przystanków komunikacji miejskiej, miejsc.