Evenea

Zanim zaczniesz planować kartę dań lub menu na szwedzki stół podczas Twojej imprezy, poświęć trochę czasu na przygotowanie budżetu.

Musisz zdawać sobie sprawę, że koszty menu to nie tylko koszty samych potraw i napojów. Najłatwiej zacząć jest od kosztów stałych – czyli tych, które – niezależnie od dalszej części planowania, liczby osób etc.- nie ulegną zmianie. Do nich zaliczają się m.in. wynajęcie całej (lub częściowej) sali, ew wypożyczenie naczyń (jeśli organizujesz imprezę w lokalizacji, gdzie nie ma cateringu na miejscu), zatrudnienie barmana lub całej ekipy podającej np. ciepłe potrawy.

foto: Ben Powell, flickr.pl

Poznanie kosztów stałych pozwala łatwiej określić, ile możemy wydać na jedzenie i napoje i przy których pozycjach musisz ostrzej negocjować ceny. Pamiętaj też, że przy większej liczbie osób, możesz wynegocjować np. salę za darmo (jeśli lokalizacja będzie miała wystarczająco duży przychód z menu, raczej się na to zgodzi).

Uważaj też, jeżeli potrzebujesz dużo czasu na przygotowania (tj. ewentualny montaż sceny, oświetlenie i dekoracje). W takim przypadku dane miejsce musi być c zamknięte dla gości, co wiąże się z dodatkowymi kosztami dla Ciebie.

Jeżeli chodzi już o same menu, generalna zasada jest taka, aby nie dopuścić do sytuacji, gdy zabraknie jedzenia ani picia. Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. Dlatego przemyśl, co i kiedy zostanie podane. Jeśli masz w planach ciekawe przystawki, którymi goście sami będą się czestować, weź pod uwagę, o której godzinie zaczną się schodzić. Czy zostanie coś dla spóźnialskich?

Zastanów się też, o której godzinie planujesz imprezę. Jeśli np. jest to śniadanie prasowe o wczesnej godzinie lub wydarzenie tuż po pracy, nie licz, że goście zadowolą się kilkoma przekąskami. Będą głodni i nastawieni na więcej. Skutek – nie dla wszystkich może starczyć.

Dlatego warto zawsze ustalić z obsługą nie tylko sposób i kolejnosć podawania dań, ale i ich dobre rozplanowanie w czasie. Nie wystawiaj wszystkiego na raz. Trzymajcie w lodówce zapasowe przekąski dla osób, które się spóźnią.

Niestety, spóźniający się goście nie są naszym jedynym problemem. Autorka tego wpisu niejednokrotnie doświadczyła sytuacji, kiedy… zaproszeni goście przychodzili nawet pół godziny albo i 40 minut przed wydarzeniem. Co z nimi zrobić?  Nie ma innego wyjścia, jak – odpowiednio się nimi zająć. Dopilnuj, aby całość obsługi była na miejscu odpowiednio wcześniej i aby wszystko było gotowe 40-45 minut przed oficjalnym otwarciem.  Poczęstuj ich herbatą i kawą(lub innymi napojami, w zależności od pory roku i dnia) oraz pierwszymi przekąskami. Mogą to być nawet ciekawe ciastka lub mini-kanapki (świetnie sprawdzają się, ostatnio nieco zapomniane, koreczki!).

Planując menu, zwróć także uwagę na porę roku, kraj, miejscowe specjalności i to, jak bardzo Twoi goście są żadni silnych wrażeń. Nie każdy może miećochotę na skosztowanie grzechotnika, aligatora, czy żubra.  W Maroko miejscowy specjał jest przyrządzany z gołębi, co budzi niechęć ludzi z zachodu. Szczególnie w Polsce ludzie mogą mieć opory.

Jeśli zależy Ci na egzotycznych potrawach, przygotuj dwie alternatywy – np. żabie udka oraz kurczaka. Niech kelned dyskretnie pyta się gosci,, czy mają ochotę spróbować płazów. Daj im szansę, ale do niczego nie przekonuj na siłę.

Jeśli urządzasz wydarzenie, na które zapraszaz międzynarodowe towarzystwo, postaraj się o tzw. szwedzki stół z przysmakami z róznych części świata. Może je zaprezentować kelner, lub mogą być dobrze opisane. Każdy będzie miał szansę zarówno spróbować “czegoś nowego”, jak i ew. poprzestać na dobrze znanym i oswojonym pożywieniu.

Planując menu, weź jeszcze pod uwagę… kolor dań. Staraj się unikać monotonii.
Pamiętaj też, jak działają różne potrawy. Najlepszym zestawieniem, zwłaszcza na dłuższe wydarzenie, jest zaserwowanie zarówno lekkich, jak i cięższych dań. Warto zwrócić uwagę na to, że zbyt ciężkie potrawy sprawią, że goście staną się senni i ospali (szczególnie nie polecane na konferencje), zbyt lekkie – że będą głodni.

I ostatnia rada na dzisiaj – planując posiłek w formie bufetu, niezależnie od typu posiłku, postaraj się, aby ustawiono co najmniej dwa bufety, z tym samym jedzeniem, w różnych częściach sali – pozwoli to na szybszą obsługę gości.

Powodzenia!