Evenea

Sporo ostatnio piszemy o samej organizacji wydarzeń. Postanowiliśmy przyjrzeć się tematowi bardziej szczegółowo, dlatego dzisiaj chcemy przedstawić Wam tzw. ścieżkę krytyczną dobrego eventu.

Czym jest ścieżka krytyczna? To inaczej rzecz biorąc szczegółowy plan organizacji wydarzenia, wraz z określeniem osób odpowiedzialnych za konkretne zadania oraz datami ich realizacji. Proste? Proste, pod warunkiem, że jesteśmy wystarczająco skupieni na szczegółąch.

Aby stworzyć ścieżkę krytyczną, należy przysiąść nad gotowym planem działań i zacząć go analizować, posuwając się wstecz od daty eventu  i patrząc na to, co i kiedy powinno zostać zrobione. Nawet mała – z pozoru – rzecz, potrafi doprowadzić do kompromitacji, dlatego warto na to poświęcić trochę czasu.

Na co warto zwrócić uwagę, przeglądając plan działań?  Wg Judy Allen, założycielki i prezesa firmy Judy Allen Productions, zajmującej się strategicznym planowaniem imprez i ich organizacją na całym swiecie,  na samym początku warto przejrzeć zawarte już kontrakty i sprawdzić, czy zostały one wpisane do Twojej ścieżki krytycznej. Warto przy okazji odznaczyć rzeczy, które można w przyszłości korygować, anulować oraz – których absolutnie nie można zmieniać.  - Często jest tak, że możesz zmniejszyć zadeklarowaną liczbę gości w stosunku do ilości zamówionego jedzenia i picia, czy też liczby zarezerwowanych pokoi hotelowych bez dodatkowych kosztów, pod warunkiem, że zmiany te zostaną dokonane w określonym terminie – zwraca uwagę Allen*. Warto jednak pamiętać o tym, aby wcześniej umieścić ten termin w ścieżce krytycznej, jak również i datę, w której dokonamy przeglądu sytuacji.

W miarę realizacji kolejnych zadań, musisz stale aktualizować swoją ścieżkę krytyczną, zwracając uwagę nie tylko na odpowiedzialność za działania i ostateczne terminy, ale i na konieczne płatności. Organizując wydarzenia, możesz spotkać się z różnymi podwykonawcami. Niektórzy przypomną Ci, że nie opłaciłeś jakiejś faktury albo nie przesłałeś faxem jakiegoś potwierdzenia, inni uznają Twój brak kontaktu (spowodowany najczęściej nawałem zajęć) za rezygnację z usługi, o czym możesz się przekonać np. w ostatniej chwili.

Organizując event, współpracujesz z wieloma osobami. Nie zawsze masz czas do wszystkich oddzwonić tego samego dnia lub sprawdzić, czy na pewno odebrali wiadomość od Ciebie. Dlatego, jeśli robisz jakąkolwiek ważną wysyłkę, w mailu dodaj swój alternatywny adres w ukrytych odbiorcach lub zaznacz opcję “potwierdzenie odbioru” badź “przeczytania”. Upewnisz się, czy Twoja poczta na pewno dobrze działa, a odpowiedź zwrotna o dostarczeniu bądź przeczytaniu maila rozwieje Twoje wątpliwości, czy na pewno dotarł, czy też trafił komuś do spamu.

Podsumowując: ścieżka krytyczna to bardzo szczegółowy plan działan, uwzględniający uwagi takie jak możliwość wykonania zadania w późniejszym terminie, możliwości czasowe zmian w zadaniach, ostateczny DL, którego niedotrzymanie wiąze się z katastrofą, zawierający kontakty “kryzysowe” (co, jeśli tego nie zrobimy – kto nam może pomóc) oraz opisujący procedury naprawcze.

Życząc samych udanych imprez, pozdrawiamy serdecznie i zapraszamy do przedstawiania Waszych sugestii! Podzielcie się swoim doświadczeniem z innymi:)

* Judy Allen, “Organizacja imprez. Najlepszy przewodnik dla organizatorów”, Warszawa 2006.