O salach konferencyjnych można rozmawiać godzinami - od tego jak wyglądają i jaki poziom prezentują, skończywszy na warunkach wynajmu i kontakcie z ich właścicielami. Jeżeli zaczynamy interesować się organizacją wydarzeń i szukamy rozwiązania, które w łatwy sposób pomaga nam w wyborze(i nie tylko) sali, na ratunek przychodzi serwis Spotello, dzięki któremu w łatwy i szybki sposób możemy wynająć pomieszczenie na spotkanie, konferencję lub warsztat. O wymagającym rynku, o tym na co warto zwrócić uwagę wynajmując pomieszczenie i o zasadach na jakich działa Spotello rozmawiamy dziś z Joanna Krzemińską, Customer Relationships Manager Spotello - serwisu, który jest partnerem Evenea.

Z wywiadu z Joanną dowiesz się m.in:

  • Jak wygląda rynek wynajmu sal konferencyjnych w Polsce?
  • Dlaczego tak ważne są dobre fotografie obiektu?
  • Jakie korzyści mają wynajmujący salę organizatorzy oraz właściciele obiektów?
  • Czy w Polsce istnieje popyt na nietypowe sale konferencyjne?
  • O czym warto pamiętać wynajmując salę?
Jedna z warszawskich sal do wynajęcia przez serwis Spotello // fot. Katarzyna Białoń

Jak wygląda rynek wynajmu sal konferencyjnych w Polsce?

Jest trudny ;). Kiedy w 2006 roku zaczynaliśmy ze swoimi własnymi salami w centrum Krakowa, pod innym szyldem niż Spotello, o standardzie nieco wyższym niż akademicki (mam na myśli nie nowoczesne kompleksy uczelniane typu Kampus UJ na Ruczaju, tylko rozsiane po kamienicach Starego Miasta salki różnych instytutów), to byliśmy pierwsi na rynku krakowskim z tego typu ofertą.

Staliśmy się na pewien czas jedyną alternatywą dla ekskluzywnych sal w hotelach, gdzie ceny zwalały z nóg. Zaproponowaliśmy nową relację – niższy standard, ale też niższą cenę. I to chwyciło. To był też „złoty czas” szkoleń z projektów unijnych – naprawdę dużo się działo. Wkrótce po nas zaczęły pojawiać się oferty wynajmów podobne do naszej, w kolejnych latach powstawały już całkiem konkretne, nowoczesne centra konferencyjne i rynek zaczął się robić ciasny. Podobne historie możemy pewnie prześledzić w każdym większym mieście w naszym kraju.

Obecnie w całej Polsce konkurencja jest ogromna. Sale wynajmują wyspecjalizowane, fajne, odpowiadające dzisiejszym gustom i standardom obiekty szkoleniowo – konferencyjne, poprzez mniejsze firmy dostarczające bardziej kameralne powierzchnie. Ale też przypadkowe instytucje, prywatne uczelnie czy nawet szkoły językowe, które chcą wykorzystać swoje zaplecze.

Ponadto wynajem sal jest sezonowy, jak w turystyce, tylko dokładnie odwrotnie.:) Najlepsza jest złota polska jesień – od połowy września do świąt w grudniu. Potem przychodzi spokojny styczeń i luty – jednak ferie rozciągnięte w całej Polsce na prawie 6 tygodni są mocno odczuwalne. Od marca machina znów rusza i drugi szczyt sezonu przypada na kwiecień, maj, aż do wakacji. Lipiec i sierpień dzieje się niewiele – prawdziwy sezon ogórkowy. Także w niektórych miesiącach brakuje rąk do pracy i wolnych sal, w innych trzeba szukać mocno klienta.

Do tego ten klient jest bardzo zróżnicowany pod względem oczekiwań, standardów, specyfiki szkolenia itd. Z jednej strony oczekuje usługi, która jest tylko środkiem do osiągnięcia celu, zapleczem – sala, catering, wyposażenie – dla przeprowadzenia swojego wydarzenia. A z drugiej, wszystko musi być dopięte na ostatni guzik, nie wadzić, nie przeszkadzać, dostarczać to co potrzebne i „stać z boku” – jak dobry kelner.

Dlatego ten rynek jest trudny – duża konkurencja, sezonowość, klient który może być dyrektorem banku lub studentem. Bez dobrej reklamy, otwierania się na nowe kanały sprzedaży, optymalizacji pracy i elastycznego podejścia – łatwo utonąć.

01_baner_spotello_a

Jakie problemy (zarówno dla wynajmującego salę, jak i dla jej właścicieli) rozwiązuje Spotello?

Było by fajnie gdyby rozwiązywał wszystkie :). A tak serio, to dzisiejszy kształt portalu i systemu, który za nim stoi, zawdzięczamy temu, że sami wynajmowaliśmy własne sale i zjedliśmy na tym zęby. Wszystkie nasze bolączki, problemy zgłaszane przez klientów, nasz dział IT przekuł w konkretne rozwiązania, które początkowo miały ułatwić nam pracę. Akurat byłam królikiem doświadczalnym dla pierwszej wersji systemu i mimo ogromnego oporu materii z mojej strony, po paru miesiącach nie wyobrażałam sobie bez niego pracy.

Dziś mamy rozbudowane narzędzie do zarządzania własnymi salami i ogólnopolski portal, na którym możesz pokazać swoją salę w sieci.

A co robisz kiedy szukasz jakiejś usługi? Odpalasz właśnie internet, porównujesz ceny, czytasz opinie. Wygodnie kiedy to wszystko masz w jednym miejscu, prawda? A kiedy już wybrałaś czy wybrałeś i chcesz zamówić, to fakt że możesz zrobić to od ręki jest nie do przecenienia – termin u fryzjera, stolik w restauracji, nocleg, bilety do kina, boisko do badmintona, tor na strzelnicy czy w kręgielni… Więc czemu sale nie mogły by być tak wynajmowane? I to jest niewątpliwie największa wartość Spotello – możliwość rezerwacji online wybranych sal. Dzięki temu koniec z ping pongiem telefoniczno - mailowym między obiektem, a klientem.

Wiele wpadek i niedociągnięć w trakcie wynajmów wynika z problemów komunikacyjnych – ktoś coś zamówił, ale w sumie nie do końca, choć przecież dzwonił…itd. Poprzez portal klient sam wybiera salę i sam definiuje swoją usługę, otrzymuje potwierdzenie na maila, a właściciel obiektu ma dokładnie opisane co klient zamówił. Dodatkowo sale zbierają opinie od klientów, także każdy może łatwo rozeznać się, które są bardziej warte uwagi, a które mniej.

Nie trzeba przełączać pomiędzy dziesiątkami stron, żeby porównać ceny, metraże, wyposażenie – wszystko jest w jednym miejscu. Łatwiej znaleźć też salę dostosowaną do naszych potrzeb, bo Spotello ma możliwość filtrowania wyników, przez co oszczędzamy nasz czas. Natomiast właściciele sal, którzy dołączają do portalu zyskują nowy kanał sprzedaży, oszczędność czasu i nie tracą klientów przez nieodebrany telefon lub spóźnioną odpowiedź mailową z ofertą.

Spotello reguluje kwestie związane z terminem bezkosztowego anulowania zamówienia, jeśli do tej pory właściciel miał z tym kłopot.

Wielu „drobniejszych” graczy na tym rynku, ma problem z widocznością w sieci lub wynajem sal jest tylko dodatkiem do ich głównej działalności. Chcieli by jednak na nich zarobić, a Spotello daje właśnie taką możliwość.

Joanna Krzemińska // fot. Karolina Kuc

Jak dokładnie działa Wasz system i jak rozkładają się koszty po stronie wynajmujących?

Układ jest bardzo jasny i prosty, dlatego też nie podpisujemy umów z naszymi partnerami.

Dodanie sal sprowadza się de facto do przesłania nam zdjęć i wypełnienia formularzy na podstawie, których kompletujemy ofertę i tworzymy profil obiektu w systemie SmartRooms. Jest on silnikiem, kalendarzem i bazą dla Spotello – ja zwykłam mówić, że jest jego sercem :).

Właściciel obiektu otrzymuje dostęp do swojego kalendarza w SmartRooms, gdzie odznacza zajętość swoich sal. Natomiast SmartRooms jest samodzielnym i rozbudowanym narzędziem do zarządzania salami, można dodać współpracowników i korzystać z tego narzędzia na własne potrzeby.

Zamieszczenie sal na Spotello i używanie kalendarza na potrzeby platformy jest bezpłatne. Nasza prowizja pojawia się dopiero w momencie, kiedy dochodzi do wynajmu za pośrednictwem portalu i wynosi 10% od zrealizowanej usługi. Klient po wynajmie otrzymuje fakturę od nas, a my rozliczamy się z obiektem uwzględniając naszą prowizję.

Kiedy partner dba o aktualność swojego kalendarza, to jego sale są dostępne dla klientów z automatu, za pośrednictwem Spotello można je zamówić. Kiedy obiekt zawala, nie dba o kalendarz lub po prostu ma własny system i nie jest w stanie przesiąść się na kalendarz SmartRooms, to pozostawiamy jego sale na portalu jako takie, o które można zapytać czy są dostępne, ale nie bezpośrednio zamówić.

Dla klienta wygląda to tak – widzę salę z zielonym „ptaszkiem” z adnotacją „Sala dostępna w wybranym terminie” – rezerwuję tu i teraz i dostaję maila z potwierdzeniem zamówienia, z voucherem i proformą.

Jeśli natomiast wybiorę salę z szarym znakiem zapytania to znaczy, że tylko pytam o to czy jest wolna. Na skrzynkę mailową otrzymuję informację, że złożyłam zapytanie i czekam na akceptację lub odrzucenie. W tym czasie my kontaktując się z obiektem sprawdzamy dostępność i za pośrednictwem systemu potwierdzamy lub odrzucamy zapytanie. W tym drugim przypadku kontaktujemy się z klientem telefonicznie i szukamy dla niego innej sali.

Podczas naszej pierwszej rozmowy, Wasz CEO zażartował, że Spotello jest "takim Airbnb dla organizatorów.” Patrząc na Waszą stronę, podejście, to stwierdzenie zdaje się być czymś więcej niż tylko żartem rzuconym podczas dyskusji. Jakie rozwiązane znane z Airbnb udało Wam się przenieść na dość wymagający i specyficzny rynek wynajmu sal?

Określenie „Airbnb dla sal” czy „Booking.com dla sal” to tylko skróty myślowe, które mają przedstawić i zobrazować ideę naszej platformy. W rzeczywistości kalka tych serwisów przeniesiona na grunt wynajmu sal ma niewielkie szanse powodzenia. To inny biznes, rządzący się innymi prawami. Jeśli inspirujemy się portalami typu AirBnB, robimy to bardziej ze względu na pewne rozwiązania, które tego typu serwisy upowszechniły. Nie ma co wyważać otwartych drzwi.

Jedna z warszawskich sal do wynajęcia przez serwis Spotello // fot. Robert Robaszewski

Z tymi serwisami kojarzą mi się jeszcze nietypowe miejsca w których możesz się zatrzymać jako turysta. Czy w swojej ofercie posiadacie jakieś nietypowe sale(tu na myśl przychodzi mi np. Crazy Room w gdańskim Starterze czy sala z tarasem na ostatnim piętrze gdyńskiego Sea Towers) i czy w ogóle jest zapotrzebowanie na taką nietypowość?

Ciężko jest jednoznacznie odpowiedzieć. Bo obserwując rynek szkoleń, blogerów, influencerów i tego jak rozwijają się pewne marki, dodając do tego ogólne trendy społeczne, ekologiczne i kulturowe, to popyt na tego typu sale będzie wg mnie coraz większy.

Młodzi, kreatywni ludzie nie chcą siedzieć i prowadzić swoich spotkań w szkolnych ławkach lub przy prezydialnym stole. Odchodzą od sztucznej oficjalności, liczy się szczerość, otwartość i luz. Żeby być profesjonalnym nie trzeba być oficjalnym – nawet Google mówi do nas ‘Kurza twarz’ jak coś nie działa!

Coraz popularniejsze są też innowacyjne formy szkoleń – poprzez gry planszowe, budowanie z klocków lego itp. Tego typu nietypowe przestrzenie temu sprzyjają. Z drugiej jednak strony to wciąż tylko pewien procent, bardziej kojarzony ze szkoleniami miękkimi, samorozwojem. Na drugim biegunie mamy szkolenia twarde: zawodowe, branżowe, firmowe, biznesowe spotkania w garniturach, do których podejście jest wciąż bardziej tradycyjne. I tego mamy więcej. W naszej ofercie przeważają, więc bardziej typowe sale szkoleniowe.

Jednak parę miejsc „z duszą” na Spotello też się znajdzie. Sala z trawą zamiast podłogi, leżakami, bujaczką i pufami w Krakowie, sale z widokiem na Tatry w Nowym Targu, sala z hamakiem i trawą na ścianie w Warszawie, mega przytulna sala coachingowa na drewnianym poddaszu w iście skandynawskim, lekkim stylu z wygodnymi fotelami dla wszystkich również w stolicy.

Czy istnieją jakieś funkcjonalności, które chcielibyście wprowadzić do serwisu?

Spotello cały czas się rozwija, z każdym kolejnym ‘releasem’ pojawia się coś nowego. Nie wszystko jest na pierwszy rzut oka widoczne od strony klienta, ale wpływa na szybkość, jakość obsługi i trafność wyszukiwań.

Nie mogę zdradzić o czym marzymy i jakie konkretnie rozwiązania chodzą nam po głowie (chociaż dział IT studzi często nasze zapały :)), ale kierunki w jakich chcemy rozwijać nasz serwis to m.in. większa automatyzacja powtarzalnych procesów, a co za tym idzie, większa i szybsza dostępność oferty oraz wygoda w korzystaniu zarówno od strony klienta jak i obiektów.

01_baner_bez_stresu-copy-3

Czy sale wyszukujecie sami czy to właściciele zgłaszają się do Was ze swoja ofertą?

Jedno i drugie. Właściciele sal często zgłaszają się sami. Sprawdzamy wtedy stronę danego obiektu, zdjęcia, charakter działalności itd. Jeśli wszystko jest ok i nic nie stoi w sprzeczności z naszymi zasadami prowadzenia fair - play biznesu, dodajemy ich na portal. Ten proces przebiega dość szybko i najczęściej zajmuje od od paru dni do tygodnia.

Natomiast nasze Biuro Obsługi Klienta zgłasza nam, jakie braki obserwuje w konkretnych miastach, które obsługuje platforma. Gdzieś zauważalne jest większe zainteresowanie salami „prestiżowymi”, bardziej ekskluzywnymi, a gdzie indziej okazuje się, że klienci potrzebują sal tańszych, których jest w ofercie akurat mniej w danym mieście. Dlatego reagujemy na bieżąco i szukamy wtedy nowych sal, z dobrą relacją ceny do standardu i DOBRYMI zdjęciami – zdjęcia to stanowczo pięta achillesowa wielu obiektów. Czasem nasz BOK rekomenduje też konkretne obiekty, z którymi zdarzyło im się współpracować jednorazowo poza Spotello. Kiedy przysłowiowa „Kasia” z naszego biura obsługi mówi „Świetna babka, fajny kontakt i mają dobre sale”, to jest to dla obiektu najlepsze polecenie. Na Spotello chcemy polecać nie tylko produkt, czyli salę, ale też fajną, przyjazną usługę, gdzie na miejscu klient będzie mógł spodziewać się również profesjonalnej i miłej obsługi.

Na rynku wynajmu sal przybywa też wciąż nowych, ciekawych miejsc, które wcale niełatwo znaleźć w sieci – trzymamy, więc rękę na pulsie i staramy się wyszukiwać takie perełki.

Do kogo skierowana jest oferta Spotello? Czy sale dla siebie u Was znajdzie zarówno organizator lub organizatorka paro-osobowego spotkania, jak i ktoś zajmujący się przygotowywaniem konferencji na więcej niż 100 osób?

Chcemy, żeby Spotello było dla wszystkich, „dostępność” to słowo klucz również w tym wypadku. „Dostępność”, czyli sale dostępne od ręki, tu i teraz bez konieczności dzwonienia, pisania maili, sprawdzania wolnych terminów. „Dostępność”, czyli możliwość rezerwacji z każdego miejsca na ziemi z dostępem do internetu, czyli po prostu online. I na końcu „dostępność” – jako synonim możliwości rezerwacji sali przez każdego, niezależnie od wymagań, zasobności portfela i wielkości eventu.

Mamy w ofercie duże aule, sale konferencyjne na kilkaset osób, z ogromnymi możliwościami cateringowymi i sprzętowymi, gdzie można zorganizować prelekcję, duży firmowy event, konferencje lub wystawę. Mniejsze sale na szkolenia i małe salki na rekrutację czy też na oficjalne spotkania biznesowe. Do tego gabinety na coaching, terapię lub te mniej oficjalne spotkania, z wygodnymi fotelami i niejednokrotnie z inspirującym, nietuzinkowym wystrojem. Ponadto sale komputerowe, a nawet ostatnio pojawiło się studio kulinarne do prowadzenia warsztatów :). Także zapraszamy wszystkich!

Poruszasz ciekawy temat - sal do tak zwanych „zajęć hobbistycznych”. Sami jako Evenea obserwujemy coraz większe zainteresowanie tego typu meetupami i widzimy jak coraz więcje osób chce w nich uczestniczyć. Czy oprócz wyzej wspomnianych sal komputerowych macie coś typowego jeszcze w ofercie?

Tak, „zajęcia hobbystyczne” jak to nazwałaś, a przede wszystkim chyba kursy prowadzone przez profesjonalistę czy też szkolenia z danej dziedziny, gdzie potrzebna jest konkretna przestrzeń i sprzęt są dość popularne. Na Spotello mamy trochę takich sal, prócz komputerowych, np. pracownie wizażu, masażu, manicure, salę medyczną, kancelarię dla prawników, salę Fokusową z lustrem weneckim czy też pracownie fryzjerskie.

Natomiast nieraz zdarzało się nam wynajmować standardowe sale szkoleniowe, na niestandardowe zajęcia – szkolenia behawiorystyczne z psami, szkolenia z pracy w masie maślanej, z carvingu. Jeśli tylko wybrany obiekt zgadza się na tego typu wykorzystanie swojej przestrzeni, my jako Spotello również z chęcią obsłużymy takie szkolenie.

Na koniec: czy możesz się podzielić jakimiś radami dla osób, które chcą po raz pierwszy wynająć salę, ale totalnie nie wiedzą jak się do tego zabrać - jakich porad i wskazówek możesz im udzielić?

Przede wszystkim należy określić swoje priorytety, czyli na czym zależy mi w trakcie tego spotkania najbardziej (a to najczęściej określa charakter wydarzenia), warto ustalić także temat szkolenia i opisać grupę docelową. Bo o ile każdy zazwyczaj potrafi podać podstawowe kryteria, czyli liczbę osób, termin, godziny, wyposażenie i czy życzy sobie jakiś poczęstunek, to często na tym się kończy.

Trzeba się także zastanowić nad szeregiem elementów, które definiują atrakcyjność sali, przede wszystkim dla uczestników spotkania. Co to jest? Lokalizacja, możliwość dojazdu komunikacją miejską lub własny parking. Na którym piętrze znajduje się sala, czy w obiekcie jest winda, a sala posiada klimatyzację. Co dokładnie wchodzi w skład zamówionego cateringu. Na ile wcześniej dojeżdżający z daleka trener będzie mógł wejść do sali. Czy obiekt rozwiesi oznaczenia kierujące na wydarzenie, zgodzi się rozstawić roll-up z logiem naszej firmy i czy na miejscu uczestnicy mogą liczyć na czyjąś pomoc. Czytajmy również dokładnie wszystkie opisy sal i cateringu. Na koniec dla własnego bezpieczeństwa, powinniśmy dokładnie ustalić do kiedy możemy bezkosztowo zrezygnować z wynajmu, a w jakim terminie za usługę zapłacić. Ważne jest to, aby sprawdzić czy otrzymując potwierdzenie zamówienia poznaliśmy już wszystkie koszty.

Szukajmy także opinii o obiekcie lub sali. Im bardziej oferta i warunki wynajmu wydają się być jasne i transparentne, tym mniej przykrych niespodzianek na miejscu!

Jedna z krakowskich sal do wynajęcia przez serwis Spotello // fot. Tomasz Prokop

Spotello możesz śledzić na Facebooku, a tutaj przeczytasz o systemie SmartRooms.


Czym jest Evenea? Ułatwiamy organizowanie wydarzeń - od sprzedaży biletów i rejstrację uczestników po obsługę mailingu, integrację z Facebookiem czy dostosowanie strony wydarzenia do urządzeń mobilnych. Chcesz dowiedzieć się więcej? Zacznij tutaj! Śledź nasz także na Facebooku, Instagramie i Linkedin.