#evTalks no.10 - Sara Miotk, koordynatorką eventów w Gdańskim Inkubatorze Przedsiębiorczości Starter
Z wywiadu z Sarą dowiesz się m.in.
- Skąd pomysł na Social Media Show? Co zajęło najwięcej czasu podczas organizacji pierwszej edycji?
- Dlaczego Sara razem z zespołem postanowili zmienić format imprezy - tydzień wypełniony pojedynczym prelekcjami zamienili na jeden konkretny dzień.
- Jaki sposób promocji działa najbardziej dla SMS?
- Ile osób liczy ekipa SMS i jaki jest w niej podział obowiązków?
- Jaki był największy problem z jakim zetknęła się ekipa SMS?
Pomysł narodził się w 2014 roku i był odpowiedzią na silną potrzebę (przede wszystkim starterowych startupów) dokształcania się w tematach związanych z mediami społecznościowymi i marketingiem - w zasadzie aż do zeszłego roku był to cykl wydarzeń. Pierwsza edycja trwała tydzień, a każdy dzień pokazywał inne oblicze social mediów. Jej zwieńczeniem był Social Media Convent, organizowany przez agencję Personal PR. Z biegiem lat nasze wydarzenie ewoluowało, ale od samego początku stawiamy na kameralny, luźny klimat i przyjazną atmosferę. Nie chcemy być kolejną konferencją podczas której prelegenci są niedostępni dla uczestników i aby „zbić z nimi piątkę” czy zrobić selfie musimy stać w kolejce.
Opowiedz trochę o gdańskim Starterze. Czym się zajmuje?
Gdański Inkubator Przedsiębiorczości STARTER to przede wszystkim społeczność licząca już ponad 15 000 osób, którą łączy idea przedsiębiorczości. To także miejsce, gdzie przedsiębiorczego pędu nabiorą osoby w każdym wieku: od przedszkolaków, przez raczkujące startupy, po doświadczone rekiny biznesu, czy pełnych pasji nauczycieli. Wsparcie jakiego udzielamy odbywa się na różnych płaszczyznach zaczynając od możliwości wynajmu przestrzeni biurowej i coworkingowej (czy po prostu skorzystania z wirtualnego adresu), po wsparcie merytoryczne - dzięki szerokiej bazie naszych doradców czy uczestnictwu w wydarzeniach organizowanych przez nas, i naszych partnerów. Dopełnieniem kompleksowej pomocy jakiej udzielamy jest sieciowanie - zarówno z biznesem, jak i inwestorami czy zagranicznymi partnerami. A dzięki partnerstwie w takich projektach jak m.in. „Pomorski Broker Eksportowy. Kompleksowy system wspierania eksportu w województwie pomorskim.”, poprzez różnego rodzaju wydarzenia, spotkania i misje gospodarcze w nim realizowane, możemy pomóc firmom z pomorza w działalności na rynkach zagranicznych.
Jak wygląda proces przygotowywania takiego wydarzenia jak SMS?
To zależy czy jest to wydarzenie premierowe, czy kolejna edycja. Pamiętam, że przy pierwszej edycji sporo czasu upłynęło zanim ułożyliśmy sobie schemat, dobraliśmy tematykę i wymyśliliśmy w jaki sposób promować wydarzenie. Drugie tyle zajęło nam dotarcie do ekspertów. Szczególnie, że ich nazwiska musiały być marką samą w sobie bo inaczej nikt nie przyszedłby na nasze wydarzenie. Za sprawą feedbacku od uczestników organizacja kolejnych edycji była już dużo łatwiejsza. Poznaliśmy ich oczekiwania i opinie, wiedzieliśmy co należy „doszlifować”, a co jest na plus. Komentarze uczestników, które czytaliśmy w mediach społecznościowych po naszym wydarzeniu dodały nam skrzydeł, a naszemu ówczesnemu Zarządowi pewność, że powinniśmy rozwijać tą inicjatywę. Przez te kilka lat poznaliśmy wielu ludzi z branży, na bieżąco śledzimy nowinki i zmiany jakie zachodzą (a jest ich sporo ;) ), dzięki temu organizacja tegorocznej edycji jest już dużo prostsza.
Przez lata trochę zmienił się format - z rozproszonych spotkań odbywających się w przeciągu tygodnia, mamy jeden dzień wypełniony atrakcjami. Co zdecydowało o zmianie formatu?
Tydzień pojedynczych wydarzeń sprawiał, że osobom spoza Gdańska trudno było uczestniczyć we wszystkich prelekcjach. Social Media Show to wydarzenie złożone, do którego trzeba podejść całościowo. Stosujemy podział na konkretne grupy tematyczne. W tym roku zaczniemy od bloku o nazwie „Ciemna strona social media”, następnie będzie praktyka, a na koniec porozmawiamy o trendach i newsach. Zmiana formatu to nasz ukłon w stronę osób, które nie mieszkają na Pomorzu.
Wszelkiego rodzaju imprezom - czy to wydarzeniom kulturalnym, czy właśnie tak bardzo specjalistycznym konferencjom jak SMS - zależy na tym żeby wokół imprezy budowała się specyficzna społeczność. Czy Wam, osobom odpowiedzialnym za SMS udało się zbudować taką grupę?
My również staramy się zbudować pewnego rodzaju społeczność wokół wydarzenia. Osoby, które uczestniczyły w poprzednich edycjach Social Media Show jako pierwsze otrzymują od nas informacje o planowanym terminie konferencji, czy o sprzedaży biletów w niższych cenach. Chcemy aby czuli się wyróżnieni i docenieni za to, że wciąż są z nami. Na samym wydarzeniu również staramy się budować przyjazną, zabawną atmosferę, która sprzyja poznawaniu nowych osób, ale również podtrzymywaniu relacji z poprzednich edycji.
Co decyduje o wyborze prelegentów na SMS - macie może jakieś porady dla organizatorów mających problem w wyborze?
Jesteśmy na rynku już dobrych parę lat i doszliśmy do momentu, kiedy nasi eksperci polecają nas sobie nawzajem. Trochę na zasadzie poczty pantoflowej. Poza tym lubię eksperymentować, dlatego podczas naszego eventu można spotkać prelegentów, którzy reprezentują znaną markę, ale jako osoby nie są tak widoczni na rynku. Dzięki temu co roku utrzymujemy ciekawość naszych uczestników na podobnym poziomie. Oczywiście każdy eksperyment niesie ze sobą ryzyko. Uważam jednak, że warto podejmować próby i pokazywać nowe twarze na scenie. Nie boje się także powracać do osób, które wystąpiły na Social Media Show na poprzednich edycjach. Branża ciągle się zmienia, dlatego nawet ci sami prelegenci po latach powracają z nowym, często innym punktem widzenia i świeżymi case’ami.
Czy któryś z prelegentów był wyjątkowo trudny lub trudna do namówienia i musieliście jego lub ją specjalnie przekonywać?
Zawsze najtrudniejsze jest dogranie terminu. Z tym właśnie zdarza nam się borykać, ale to raczej sporadyczne przypadki. Mając już spore doświadczenie i wiedząc, że terminarze potencjalnych prelegentów są bardzo napięte, staramy się proponować im współprace z dużym wyprzedzeniem. Poza tym dzięki marce jaką udało nam się, przez te kilka lat wypracować, prelegenci zawsze starają sie znaleźć dla nas czas. Koniec marca to obowiązkowy przystanek na Social Media Show, w Gdańskim Inkubatorze Przedsiębiorczości STARTER.
Które prelekcje z poprzednich lat zapamiętałaś najbardziej?
Osobiście bardzo lubię prezentacje Tomka Palaka z Profit Plus. Z reguły zawód prawnika, kojarzy się nie tylko nam marketingowcom, z ważnymi ale zarazem nudnymi paragrafami (przepraszam Tomku ;)), jednak Tomasz ma w sobie sceniczne zwierzę. To niesamowite jak potrafi przykuć uwagę publiczności i nawet najtrudniejsze tematy przekazać w sposób zrozumiały dla laika. Uwielbiam również Monikę Czaplicką, która po dłuższej przerwie wraca na scenę Social Media Show. Ostatni raz na naszym wydarzeniu występowała podczas trzeciej edycji (marzec 2016), mówiąc o tym jak założyła Wobuzz. Bardzo się cieszę, że w tym roku udało nam się zgrać terminy. Monika to właśnie jedna z tych prelegentek, do których zawsze odzywam się w pierwszej kolejności. Nie dość, że ma niesamowitą wiedzę i doświadczenie, to jeszcze posiada wyjątkowy luz sceniczny, czym skradła nasze serca.
Co składa się na działania promujące SMS?
Social Media Show to jeden z tych eventów, który posiada markę, dobrą opinię i nie potrzebuje dużej reklamy. Nazwiska naszych prelegentów i marki jakie reprezentują to najlepszy powód, aby kupić bilet. Tak naprawdę bazujemy na mediach społecznościowych, artykułach w portalach branżowych (takich jak m.in. Marketing przy kawie), wsparciu partnerów i bazie uczestników zpoprzednich edycji. Ale przede wszystkim polecają nas sobie uczestnicy – a to dla nas największa wartość.
Czy możesz przedstawić zespół odpowiedzialny za SMS? Ile Was jest i jak wyglądająprzygotowania?
Jestem główną koordynatorką wydarzenia. Wyznaczam termin i kształt eventu, od początku dokońca odpowiadam za merytorykę, kontakt z prelegentami czy atrakcje podczas samegowydarzenia. Działam również w kwestiach sponsorskich i sprzedażowych. Promocyjnie i PR-owo wspiera mnie Karolina Matysek z agencji Personal PR. To ona odpowiada za kontakt z mediami,wygląd informacji prasowych i artykułów o Social Media Show - za co jestem jej bardzo wdzięczna! Operacyjnie wspierają nas także osoby, które odpowiadają za dopilnowanie poszczególnych elementów przed i podczas wydarzenia tj. oprawa graficzna, rejestracja uczestników czy dokumentacja fotograficzna.
W gdańskim Starterze zajmujesz się projektami eventowymi od wielu lat - to nie tylko SMS, ale również FuckUp Nights. Jakie Twoim zdaniem cechy powinna posiadać osoba będąca event managerem?
Myślę, że najważniejsze to mieć stalowe nerwy! Jest wiele sytuacji, w których event manager musi zachować spokój i otwarty umysł. Poza tym kreatywność i umiejętność szybkiego reagowania w sytuacjach kryzysowych. Wielokrotnie zdarzało się, ze jakiś prelegent nie docierał na wydarzenie i dowiadywaliśmy się o tym tego samego dnia, albo kilka godzin przed jego wyjściem na scenę. Nie wyobrażam sobie żeby manager spanikował i zaczął użalać się nad sobą - w takich przypadkach trzeba zachować zimną krew i szybko szukać rozwiązania, a czasem po prostu wyjść na scenę z podniesioną głową i przeprosić. Kluczową cechą jest także umiejętność dobrego planowania i organizacji. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko, że coś nam umknie, a w ferworze przygotowań jest to bardzo prawdopodobne. Jeśli do tego manager jest osobą otwartą i łatwo nawiązuje kontakty międzyludzkie, to mówimy o idealnej kombinacji.
Jakie były największe problemy jakie, jako zespół napotkaliście podczas organizowania SMS?
Podczas jednej z edycji zdążyło się, że nagle przestał działać Internet. Przy wydarzeniu związanym z mediami społecznościowymi, gdzie uczestnicy na bieżąco relacjonują to co się dzieje, jest to niemałe wyzwanie. Na szczęście udało nam się wybrnąć z sytuacji, ale kosztowało to wiele stresu. Co gorsza był to problem, którego nie udało się ukryć. Najczęściej jednak zawodzi po prostu czynnik ludzki.
Na co najbardziej czekasz podczas tej edycji?
Szczerze mówiąc to jedno z moich ulubionych wydarzeń w Gdańskim Inkubatorze STARTER, wiec jest wiele rzeczy na które czekam z niecierpliwością! Przede wszystkim jestem fanką mediów społecznościowych, więc naturalnie czekam na merytoryczną bombę, a jestem pewna, że także w tym roku ją zapewnimy. Poza tym mamy kilka niespodzianek dla naszych uczestników i najchętniej już teraz zobaczyłabym ich reakcję ;) I oczywiście na networking! Jestem osobą komunikatywną i relacyjna, uwielbiam poznawać nowych ludzi ale z niecierpliwością czekam też na tych, którzy po raz kolejny pojawią się na widowni Social Media Show. Liczę, że w tym roku z każdym uda mi się „zbić piątkę”!
Sarę możesz śledzić na Facebooku i Linkedinie. Bilety na Social Media Show możesz dostać tutaj, a Inkubator Starter znajdziesz na Facebooku, Twitterzeoraz Instagramie.
